兴宁区朝阳广场附近有一家美容连锁店有三家分店八个技师老板娘跟我抱怨最多的事就是对账——每个月底要对好几天的账单经常出错客户也投诉说消费记录对不上。今年四月帮她上了套预约管理系统上线之后对账时间直接砍了一半。
之前的痛点
这家店的流程是这样的：客人打电话或者微信预约前台在本子上记录→客人到店消费后手工填写消费单（项目、金额、用的产品）→ 每天晚上前台把当天的单子录入 Excel → 月底老板娘把三家店的 Excel 合起来核对 → 发现不对的地方再去翻本子和聊天记录。问题一大堆：字迹潦草录错金额是常事；预约冲突——两个客人约了同一个时间同一间房到店才发现；技师提成算错——不同技师的提成比例不一样手工算容易出差错；客户投诉——说自己办了卡但系统查不到余额或者消费记录对不上。老板娘说每个月底对账那几天她都要熬到半夜眼睛都看花了。
系统怎么解决的
针对这些问题我们做了一个基于微信小程序的预约管理系统。在线预约——客人可以在小程序上看技师排班选择项目和时间段直接预约到点提醒；电子消费单——做完项目之后技师在小程序里勾选使用的项目和产品系统自动计算金额扣减卡金；技师提成自动核算——系统根据预设的规则自动计算每个技师的业绩和提成老板娘随时能看；会员卡管理——所有会员卡的余额、消费记录、有效期在小程序里一清二楚客人自己也能查；多店数据同步——三家店的数据实时同步老板娘在一个后台就能看到所有店的经营情况。整个系统花了二万六三周上线又花了一周做培训和数据迁移。
上线后的改变
系统五月一号上线我们来对比一下。对账时间——从原来的每月两天（16 小时）缩短到了半天（4 小时）而且基本不出错了因为全是系统自动计算的；预约冲突——上线三个月以来发生了两次都是因为客人临时改时间系统马上就提示了没有出现到店才发现没位置的情况；客户投诉——关于消费记录和余额的投诉从原来每月四五起降到了零因为客人自己能在小程序里查到所有记录；技师满意度——以前每月总有技师来找老板娘说提成算错了现在大家自己在手机上就能看到明细再也不用问了。老板娘说她现在每个月底再也不用熬夜了对账这件事喝杯茶的功夫就在手机上看完了。
总结
这个案例说明对于服务行业的门店来说预约系统的价值不只是方便客户更是解放老板娘——把那些重复的容易出错的手工工作交给系统去做让人去干更有价值的事情。你在南宁开店如果也有类似的预约和对账困扰可以来找我聊聊我帮你设计一套适合你行业的方案免费的。